M365を導入してるけど、毎年値上げでもうキツい・・・
という情シス、社内SEの方も多いのではないでしょうか？
本記事では、M365に代わる優れたツールを紹介し、それぞれの特徴や利点を詳しく解説します。
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M365の代替を検討する理由
Microsoft 365（M365）は、企業向けのクラウド型オフィススイートとして世界中で広く利用されています。
Outlook、Word、Excel、Teamsなどのツールが統合され、業務効率を向上させる強力なプラットフォームです。
しかし、近年ではM365の代替ソリューションを検討する企業が増えてきています。
その背景には、以下のような理由があります。
コストの増加
M365はサブスクリプションモデルを採用しており、企業規模が大きくなるほどライセンス費用が高額になります。
特に、中小企業やスタートアップにとっては、毎月のコスト負担が大きな課題となっています。
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セキュリティとデータ管理の課題
クラウド型サービスであるM365は、Microsoftのデータセンターにデータが保存されます。
これに対し、「自社でデータを管理したい」「オンプレミス環境を維持したい」と考える企業にとっては、M365は最適な選択肢とは言えません。
ライセンス管理の煩雑さ
M365では、プランごとに利用できる機能が異なります。
企業の成長に応じてライセンスを追加・変更する必要があり、その管理が複雑になりがちです。
代替ソリューションの中には、よりシンプルな料金体系や柔軟なプランを提供しているものもあります。
他のツールとの互換性や連携の問題
M365はMicrosoft製品との連携に優れていますが、他のクラウドツール（例：Google Workspace、Slack、Notionなど）との相性が必ずしも良いとは限りません。
特定の業務でGoogleドキュメントやDropboxを使っている企業にとっては、M365の制約が業務の柔軟性を損なうこともあります。
M365に依存しないIT環境を構築したい
クラウドサービスの利用が当たり前になった今、企業のIT環境も多様化しています。
M365の一括導入ではなく、必要な機能ごとに最適なツールを選びたいというニーズも高まっています。
例えば、メールはZoho Mail、ドキュメントはGoogle Drive、チャットはSlack、プロジェクト管理はTrelloなど、ツールを組み合わせてM365を代替する企業も増えています。
M365の主な機能と代替ソリューションに求める条件
M365は、企業の生産性を向上させるための統合型クラウドサービスです。
WordやExcelといった基本的なオフィスツールだけでなく、メールやファイル共有、チームコミュニケーション、セキュリティ管理など、幅広い機能を提供しています。
M365の代替ソリューションを選ぶ際には、まずM365の主要機能を理解し、それに代わるツールを比較検討することが重要です。
M365の主要機能
| 機能カテゴリ | M365の主なツール | 主な用途 |
|---|---|---|
| オフィスツール | Word, Excel, PowerPoint | 文書作成、表計算、プレゼンテーション |
| メール & カレンダー | Outlook, Exchange | メール送受信、スケジュール管理 |
| ファイル共有 & ストレージ | OneDrive, SharePoint | クラウドストレージ、ファイル共有 |
| チームコミュニケーション | Microsoft Teams | チャット、ビデオ会議、コラボレーション |
| プロジェクト & タスク管理 | Microsoft Planner, To Do | タスク管理、ワークフロー管理 |
| セキュリティ & IT管理 | Microsoft Defender, Intune | デバイス管理、セキュリティ対策 |
代替ソリューションを選ぶ際の重要ポイント
M365の代替ツールを検討する際には、以下のポイントを考慮すると、自社に最適なソリューションを選びやすくなります。
コストと導入のしやすさ
- M365は月額制のサブスクリプション型ですが、代替ツールの中には無料または買い切り型のものもあります
- 特に中小企業やスタートアップは、「初期費用の低さ」や「従業員数に応じた料金体系」を考慮する必要があります
使いやすさと従業員の習熟度
- どんなに優れたソリューションでも、従業員が使いこなせなければ意味がありません
- 「直感的なUI」や「M365に近い操作性」を持つツールは導入しやすく、移行のハードルも低くなります
既存のシステムとの連携性
- 既にGoogle WorkspaceやDropbox、Slackなどを使っている場合、それらとスムーズに連携できるツールを選ぶと便利です
- 例えば、Google WorkspaceはGmailやGoogleドライブとシームレスに連携できるため、Microsoft ExchangeやOneDriveを不要にできます
セキュリティとデータ管理
- クラウド型ツールの場合、データの保存先やセキュリティ対策をチェックすることが重要です
- 企業によっては、データをクラウドではなくオンプレミス（社内サーバー）で管理したい場合もあるため、オープンソース型のソリューションも選択肢になります
サポートとメンテナンス
- M365はMicrosoftによる手厚いサポートが受けられますが、代替ツールによってはサポート体制が異なります
- 特に海外製ツールの場合、日本語対応のサポートがあるかどうかを確認しておくと安心です
2-3. 企業のニーズ別、最適な代替ツールの選び方
M365の代替を検討する企業のニーズに応じて、適切なソリューションは変わります
| 企業のニーズ | おすすめの代替ツール |
|---|---|
| M365と同等の機能が必要 | Google Workspace, Zoho Workplace |
| コストを抑えたい | LibreOffice（無料）, OnlyOffice（買い切り型） |
| セキュリティを重視したい | Nextcloud（オンプレミス運用可） |
| 業務ごとに最適なツールを組み合わせたい | Slack + Dropbox + Notion |
M365の代替となる主要ソリューション比較
M365を利用している企業の多くが、コスト削減・機能の最適化・運用の自由度向上を目的に、代替ソリューションの検討を進めています。
ここでは、M365の主要機能を代替できる代表的なソリューションを比較します。
Google Workspace（旧G Suite）
Google Workspaceは、Googleが提供するクラウド型オフィススイートで、M365に最も近い機能を持っています。
Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Meetなどを備えており、直感的な操作が特徴です。
- リモートワークを積極的に活用する企業
- M365の高コストが負担になっている中小企業
- Microsoft製品に依存しない業務フローを構築したい企業
Zoho Workplace
Zoho Workplaceは、M365やGoogle Workspaceと同様のオフィススイートですが、より低コストで導入できるのが特徴です。
Zoho Mail、Zoho Docs、Zoho Cliq（チャット機能）などを提供し、特に中小企業向けに人気があります。
- M365やGoogle Workspaceのコストが負担になっている中小企業
- オールインワンの業務管理ツールを導入したい企業
- クラウドベースで業務を完結させたい企業
nlyOffice & Nextcloud（オープンソース型）
OnlyOfficeは、Microsoft Officeに近いUIを持つオープンソースのオフィススイートで、Nextcloudと組み合わせることで、完全なオンプレミス型の運用が可能です。
企業のデータをクラウドではなく社内サーバーで管理できるため、セキュリティ重視の企業に適しています。
- セキュリティを最優先する企業（金融・医療・官公庁など）
- クラウドにデータを置きたくない企業
- 長期的なコスト削減を重視する企業
LibreOffice + 自社ホスティング（オンプレミス型）
LibreOfficeは、完全無料のオープンソースオフィススイートです。Microsoft Officeと類似した機能を持ちつつ、ライセンスコストが不要なため、コスト削減を重視する企業に適しています。
自社のサーバーにファイルを保存することで、データを完全にコントロールできます。
- コストを徹底的に抑えたい企業
- セキュリティ重視でオンプレミス運用を希望する企業
- 小規模な社内利用を想定している企業
Slack + Dropbox + Notion（組み合わせ型ソリューション）
M365を丸ごと代替するのではなく、用途ごとに最適なツールを選び、組み合わせる方法もあります。
Slack（チャット）、Dropbox（ファイル共有）、Notion（ドキュメント管理）などを組み合わせることで、M365の機能を柔軟に代替できます。
- 特定の業務に特化したツールを活用したい企業
- M365のような一括管理が不要な企業
- 従業員が自由にツールを選び、使いこなせる環境がある企業
企業の規模別おすすめ代替ソリューション
M365の代替ソリューションを選ぶ際には、企業の規模や業務内容に応じた適切な選択が重要です。
大企業と中小企業では必要な機能や優先順位が異なるため、それぞれのケースに最適なソリューションを紹介します。
中小企業向けのおすすめソリューション
Google Workspace（旧 G Suite）
- 少人数のスタートアップやリモートワーク主体の企業
- Microsoft Officeの高度な機能をあまり使わない企業
- 低コストで一通りの業務環境を整えたい企業
- Google DocsやGoogle SheetsはMicrosoft Officeほど高度な編集機能はないが、クラウドでの使いやすさは優秀
- Excelマクロを多用する業務には向かない
Zoho Workplace
- コストを抑えつつ、M365に近い環境を構築したい中小企業
- クラウドベースで業務を完結させたい企業
- 機能面ではM365やGoogle Workspaceに劣るが、価格が安い
- 日本語のサポート体制がやや弱い点に注意
LibreOffice（無料）+ 自社ホスティング
- 小規模企業や個人事業主
- クラウドを使わずにローカル環境で業務を完結したい企業
- クラウド環境がないため、リモートワークには不向き
- Excelの高度な関数やマクロは完全には再現できない
中堅企業向けのおすすめソリューション
OnlyOffice + Nextcloud（オンプレミス型）
- M365のクラウド環境を利用したくない企業
- データ管理の厳格なルールがある企業（金融・医療・官公庁など）
- クラウドの利便性よりも、データ管理の自由度を優先する企業向け
- 初期導入コストがかかるが、長期的に運用すればコストを抑えられる
Google Workspace + Trello（プロジェクト管理）
- IT系企業やプロジェクト管理が重要な企業
- フリーアドレスやリモートワークを活用する企業
- Teamsの代わりにTrelloやSlackを組み合わせる形で運用可能
- Google WorkspaceはM365よりも直感的なUIだが、企業向けの細かい管理機能が少なめ
大企業向けのおすすめソリューション
Google Workspace（エンタープライズプラン）
- リモートワーク主体の大企業
- クラウド環境を前提に、スケーラブルなIT環境を構築したい企業
- Excelマクロの互換性はやや低いが、Google Sheetsのスクリプト機能で代替可能
- 管理機能はM365ほど細かくはないが、ITリテラシーが高い企業なら問題なし
Slack + Dropbox + Notion（カスタム構築型）
- 既存のM365環境を部分的に置き換えたい企業
- 各部門ごとに最適なツールを選びたい企業
- Teamsの代替としてSlack、SharePointの代替としてDropbox、Wordの代替としてNotionを活用
- 企業の規模が大きくなると、管理の手間が増える可能性がある
企業規模別のおすすめソリューションまとめ
| 企業規模 | おすすめソリューション |
|---|---|
| 小規模企業・スタートアップ | Google Workspace, Zoho Workplace, LibreOffice |
| 中堅企業 | OnlyOffice + Nextcloud, Google Workspace + Trello |
| 大企業 | Google Workspace（エンタープライズ）, Slack + Dropbox + Notion |
M365からの移行手順と注意点
M365を別のソリューションに置き換える際には、データ移行・業務フローの最適化・従業員の適応といった課題を慎重に考慮する必要があります。
適切な計画を立てずに移行すると、業務の混乱やデータ損失のリスクが生じる可能性があるため、段階的なアプローチが重要です。
M365からの移行を成功させるステップ
事前調査と要件定義
- 利用頻度の低いツールや不要なデータを整理し、移行の負担を軽減する
- 代替ツールに適応できるか、IT部門や現場の意見を取り入れて検討する
代替ソリューションの選定
- トライアル期間を活用し、実際の操作感を確かめる
- 既存の業務ツール（CRMやERP）との連携も考慮する
データ移行の実施
- データ移行ツール（CloudMigrator、Mover.io など）を活用するとスムーズに進められる
- データ量が多い場合は、段階的な移行（部門ごとに実施）を検討する
トレーニングと社内周知
- M365とは操作性が異なるため、適応期間を設けて徐々に移行するのが理想的
- ITサポート窓口を設置し、移行後のトラブル対応を円滑に行う
段階的な切り替えと最終確認
- いきなり全社導入せず、少人数のテスト環境で問題点を洗い出すのが重要
- 万が一のデータトラブルに備え、一定期間M365の契約を維持するのも有効
M365移行時の注意点
M365から別のツールに移行する際に注意すべきポイントを紹介します
Excelの互換性問題
- Google SheetsやOnlyOfficeはExcelと似た機能を持つが、高度なマクロ（VBA）や関数が正常に動作しない可能性がある
- 重要なExcelファイルは事前にテストし、互換性の確認を行う
Outlookからのメール移行
- M365のExchangeからGmailやZoho Mailへ移行する場合、IMAP方式を利用するのが一般的
- 大量のメールを移行する場合、サーバーの負荷や一時的なアクセス制限に注意
OneDriveからのデータ移行
- Google DriveやDropboxに移行する場合、フォルダ構成や権限設定が崩れないよう注意
- 必要なデータのみを移行し、不要なデータを整理する
セキュリティ設定の見直し
- M365には高度なセキュリティ機能（データ損失防止、エンドポイント管理）があるため、代替ツールでも同等の設定が可能か確認する
- シングルサインオン（SSO）や多要素認証（MFA）が導入できるかチェック
移行後のトラブルシューティング
移行後に起こりやすい問題と、その解決策を紹介します
| トラブル | 解決策 |
|---|---|
| メールが正常に受信されない | DNS設定（MXレコード）を再確認し、適切に設定する |
| 共有フォルダのアクセス権が変わってしまった | 事前にアクセス権の設定をバックアップし、手動で修正する |
| 新ツールの操作に慣れず業務が滞る | ユーザー向けのガイドやヘルプデスクを設置し、サポートを強化する |
| Excelの関数が正常に動作しない | 互換性のある関数に置き換えるか、必要に応じてM365の部分的な利用を継続する |
まとめ：スムーズな移行のために
M365から別のソリューションに移行する際は、適切な計画と段階的なアプローチが重要です
適切な移行プロセスを踏むことで、業務の混乱を最小限に抑えながら、新しいツールへスムーズに移行することができます
まとめ：自社に合ったソリューションを選ぼう
M365は多機能で強力なツールですが、コストの高さやクラウド依存、ライセンスの柔軟性の低さといった課題を抱えています。
そのため、企業のニーズに応じて適切な代替ソリューションを選択することが重要です。
本記事では、M365の代替となる代表的なソリューションを紹介し、企業規模や目的別に最適な選択肢を解説しました。
代替ソリューション選びのポイント
M365の代わりとなるツールを選ぶ際には、以下のポイントを意識するとスムーズに決定できます
✅ コストと導入のしやすさ（予算に見合ったプランがあるか）
✅ 業務に必要な機能が揃っているか（メール・ストレージ・コラボレーション機能など）
✅ 既存システムとの連携性（他の業務ツールと組み合わせやすいか）
✅ セキュリティとデータ管理（クラウド・オンプレミスの選択肢、アクセス制御の設定）
✅ 従業員が使いやすいか（直感的なUI、サポート体制）
企業ごとの優先順位に合わせて、最適なソリューションを選択することが重要です
企業規模別おすすめソリューションまとめ
| 企業規模 | おすすめの代替ソリューション | 特徴 |
|---|---|---|
| 小規模企業・スタートアップ | Google Workspace, Zoho Workplace | 低コスト・クラウド主体・直感的な操作性 |
| 中堅企業 | OnlyOffice + Nextcloud, Google Workspace + Trello | オンプレミス対応可・高度なコラボ機能 |
| 大企業 | Google Workspace（エンタープライズ）, Slack + Dropbox + Notion | 柔軟なワークフロー構築・クラウド管理 |
- M365と同等の機能を求めるなら「Google Workspace」や「Zoho Workplace」が最適
- セキュリティ重視なら「OnlyOffice + Nextcloud」のオンプレミス運用が有効
- 特定の業務に最適なツールを組み合わせるなら「Slack + Dropbox + Notion」の導入も検討
スムーズな移行のために
M365の代替ソリューションへの移行を成功させるには、計画的なステップを踏むことが重要です
✅ 自社の業務フローと必要な機能を明確にする
✅ 代替ソリューションのテスト導入を行い、操作性や連携性を確認する
✅ データ移行を計画的に実施し、バックアップを確保する
✅ 従業員向けのトレーニングを行い、スムーズな導入をサポートする
これらのポイントを押さえれば、業務の混乱を最小限に抑えながら、新しいツールへの移行が可能になります
最後に：M365の代替は「選択と組み合わせ」がカギ
M365の代替ソリューションは、単に「他のツールに切り替える」というよりも、企業の業務に合った最適なツールを選択・組み合わせることが成功のカギとなります
すべての機能を単一のプラットフォームで賄う必要はなく
- メール → Gmail / Zoho Mail
- ドキュメント作成 → Google Docs / OnlyOffice / LibreOffice
- ファイル管理 → Dropbox / Google Drive / Nextcloud
- コミュニケーション → Slack / Microsoft Teams / Zoho Cliq
といった形で、業務に最適なツールを柔軟に選び、組み合わせることで、よりコストパフォーマンスの高い環境を構築できます
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