【情シス必見】情シスや社内SEが心がけた方がいい事や、意識してやった方がいい事は?

プロフィールにも記載してありますが、筆者は「Sier」から「情シス」に転職し、かつ2社の「情シス」や「社内SE」を経験しています。

また、いずれも数年で部~課長クラスにまで到達しているので、要領や世渡りは下手ではない!と思っています・・・。

情シスや社内SEはどんなことを心がけたり、注意したらいいの?

という質問をされた場合に、筆者だったらどう答えるかを考えてまとめてみました。

現在も情シスや社内SEとして奮闘されている方の参考になれば幸いです!

筆者の経験に基づく見解です
企業によって異なる部分もあるかと

提案や報告には「数字」を含めよう

こちらにも詳しく記載しておりますが、システムやインフラを新たに導入~改修し、それに対する「効果」を求められる事が必ずと言ってほど発生します。

では自身が情シスの業績を評価する立場の人間と思って、下記3つの報告内容を見てみてください。

報告例①

□□□のシステムを刷新しました
◯◯日間かかって苦労しましたが、無事に完了できました

報告例②

□□□のシステムを刷新しました
◯◯日間かかって苦労しましたが、各現場も効率化できたとの事です

報告例③

□□□のシステムを刷新しました
◯◯日間かかって苦労しましたが、各現場で月20時間の効率化をする事ができました

報告例④

□□□のシステムを刷新しました
◯◯日間かかって苦労しましたが、各現場で月20時間の効率化をする事ができました
この時間で~~~を新たに実施し、売上アップにも繋げていくとの事です


どれが一番インパクトが強いでしょうか?

例①は自分が苦労したことしか伝えていません

例②は効率化できたところまではわかりますが、どれぐらいされたかが伝わっていません

例③は20時間効率化されたことが伝わり、かなりいいとこまで来ていますが、もうワンパンチほしいです

ベストな報告例は④
直属な上司はともかく、経営層は情シスがどれだけ苦労したかを伝えても対して響きません。効率化やコスト削減した実績だけでなく、それによって創出された時間でどう売上向上を実現するか、を経営層は重視します

経営層の方々は、情シスが何で苦労したのかを伝えても理解できませんから・・・

経営層
経営層

サーバー?クラウド?AWS?
何を言ってるんだキミは!


CHECK

報告する際は、数字(時間や金額)を合わせて伝えるようにしましょう
時間より金額で、実績値を出せれば最高


提案書や報告書は「パワポ」にしよう

  • Excel作成された、行や列と数字が多い表
  • Wordで作成された、文字だけが多い書類

これらはNGだと筆者は思っています、なぜなら・・・

経営層の方々は資料の細部までほとんど見ません
ひたすら文字だけが多いと途中で飽きて適当に見るようになります

こうなってしまうと、伝えたい部分をしっかる伝える前に機嫌が悪くなって・・・

経営層
経営層

もういい!
まとめ直してまた持って来い!

となるパターンになってしまう事があります。

パワポ中心で詳細は別紙の補足資料で
適度な文字と画像を交えたパワポ資料を中心として、細かい表や数字が記載された資料は別紙の補足資料とします。
なにか指摘された際には「別紙に記載されております◯◯を~」というような流れで資料と一緒に回答できるようにしておきましょう。


経営層の年齢などによっては小さい文字が見えなかったりするので、別紙の表は用紙を大きくして見やすいようにしておくとベストです!

メールで添付する場合はパワポをPDFに変換するのもよし!
(PDFの方が開くのは早いし見やすいですから)

「貸し」を作っておこう

情シスの業務内容のうち、7割ぐらいは情シスだけでは達成できず、各部門の協力が必要ではないかなと思っています。

新たな案件が発生する発端
  1. トップダウン(経営層から◯◯をなんとかしろ)
  2. ボトムアップ(各部門から◯◯をなんとかしたい)
  3. その他(各インフラなど入替えや更新)

1と2は必ずと言っていいほど『経営層と各部門の間に挟まれます』し、各部門の協力が必須です

あと『なんの権限もない持たないリーダー』に任命させられる事もあります

情シス
情シス

社長からの指示により、◯◯部の□□□を改善していきます
ですので、ご協力いただけませんか?

・運用変えるの大変だし、今のままで十分なのでいいです
・それあんまり意味ないからやりたくないです
(というか情シスの言う事になぜ従わないといけないの)

パターン1で社長の権限が弱かったり、全く現場を理解していない的はずれな指示だった場合に発生します。

情シス
情シス

◯◯部より□□□を改善していきたいとの事です
ついてはこの予算で新しいシステムを・・・

経営層
経営層

・費用対効果はどうなんだ!
・◯◯部にしっかり聞いておけ!
・高い!

・的はずれな代替案を提示

パターン2の場合はほぼ確実にこのような流れになります。各部門が直接経営層と戦ってくれる事がありますが、めったにありません。


費用対効果を出すには各部門から出してもらう必要があるので、こちらも協力をお願いする事になります。

①各部門からの依頼にも対応してくれて、日頃から気兼ねなく話せる人
②各部門からの依頼にはいやいや対応し、必要最低限しか関わらない人

どちらの人からの依頼ならあなたは協力しますか?


はい、これはどう考えても①の人ですよね。

「貸し」を作ったり「友好度」を上げてやってもらえるようにしておく
「貸し」:依頼には親身になってできる限り対応する
「友好度」:日頃からコミュニケーションをとる(業務で関わらない時も)


筆者は飲み会や社外イベントにもできる限り行くようにしています
(単純に好きってのもありますが)
なので、社内に顔は広い方です


例えば、全く同じ仕事量をこなしていて、スキルや成果も全く同じ人が2人いて、どちらかだけ給料や役職を上げていいから決めろと言われたら、ほとんどの人が気に入っている方を選ぶでしょう。

つまりはそういう事で、日頃の行いがここで生きてくるのです。

「否定」や「できない」は避けよう

「できない」をすぐ言わない

情シス
情シス

それはできないですね
現実的に考えて不可能です

経営層
経営層

キミは二言目にはすぐ「できない」だ
もういい!他の人に頼む!

これを繰り返すと重要な仕事を任せてもらえなくなり、必然的に昇給や昇進とは縁が遠くなっていきます。

情シス
情シス

(できないとは思うけど)
承知しました、まずできるかどうかを調査しますので、お時間いただけますでしょうか?

ひとまず(できないとわかっていても)できないと言うのはやめて宿題としましょう。

想定されるその後

①調べたらできそうなことがわかった
②調べてもできないのがわかったけど、具体的な根拠を示せた
③指示した側が忘れる


③に賭けるのも1つの手ですが、ふとした時に思い出されて「あの件、どうなった?」と聞かれる事もあるので、あまりオススメはしません。

経営層
経営層

あれからどれだけ経ってると思ってるんだ!
もういい!他の人に頼む!

↑最悪こうなります

③が成功したことも何回かあるけど・・・

上だけじゃなくて「横」にもちゃんと対応しよう

わかりやすく言うと、お偉いさんだけの言う事だけやるのではなく、ちゃんと他部門からの依頼もしっかりこなしましょうという事ですね。

前述した「貸しを作っておく」に関連しますが、こちらの依頼に対してやってくれなくなります

情シスにとっての顧客は「同じ会社の社員」です

一般的なお客さんと違ってずっと関係が続いていく事になりますので、ぞんざいに扱ってはいけません

人のためにすることは結局、巡り巡って自分のためにもなっているもの


この竈門炭治郎の言葉を常に覚えておいてください。

いつか自分にプラスとなって返ってきます。

あなたが助けた人たちが、自分を助けてくれます。

助けられた側はその事を忘れません。

まとめ

情シスは他者に振り回されるし、高圧的な態度をとられるし、板挟みになるし、ストレスはかかる方の職種だと思います。

逆に考えてみれば、社内の案件が多いので世間にはそこまで迷惑がかかりません。

納期も絶対ではなく、調整できることはほとんどです。

TAKE IT EASY!!(のんびり行こうぜ)

あまり自身を追い詰めることなく、ある程度は肩の力を抜いてがんばっていきましょう!

よろしければこちらの記事もご覧になってみてください。

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