Microsoft 365を利用していると、最近「Files」という新しい表示を目にする機会が増えています。
しかし、「OneDriveやSharePointと何が違うのか分からない」「Filesを使う必要はあるの？」と感じている方も多いのではないでしょうか。
これまでOneDriveやSharePointでファイル管理をしてきたユーザーにとって、Microsoft Filesは少し分かりにくい存在です。
保存先が変わったように見えたり、新しい機能なのか判断できなかったりと、混乱しやすいポイントがいくつもあります。
実際、「Microsoft Filesとは何か」「OneDriveとの違い」といった検索ニーズは年々高まっています。
本記事ではMicrosoft Filesとは何かという基本から、できること・できないこと、OneDrive・SharePointとの違い、具体的な使い方や活用事例、よくある質問までを網羅的に解説します。
Microsoft 365を日常業務で使う一般ユーザーはもちろん、管理者やIT担当者の方にも役立つ内容になっています。
Microsoft Filesとは何か？
Microsoft Filesとは、Microsoft 365で利用されているファイルを横断的に表示・管理するための機能です。
OneDrive、SharePoint、Microsoft Teamsなど、複数の場所に分散して保存されたファイルをまとめて確認でき、「ファイルを探す手間」を減らす役割を担っています。
Microsoft 365を使っていると、「この資料はどこに保存したのか分からない」「Teamsで共有されたファイルが見つからない」といった経験は少なくありません。
Microsoft Filesは、こうした課題を解消するために用意された、ファイル管理のハブ（入口）のような存在です。
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Microsoft Filesは、Microsoft 365のWeb画面やMicrosoft Teamsなど、日常業務でよく使う場所から利用できます。
重要なポイントは、Files自体が新しい保存先ではないという点です。
実際のファイルはこれまでどおりOneDriveやSharePointに保存されており、Microsoft Filesはそれらをまとめて表示しているだけです。
対象となるのは、Microsoft 365を業務で利用している一般ユーザーから、チーム運用を担う管理者・情報システム担当者まで幅広い層です。
ファイルの保存場所を意識せずに効率よく探したい人や、Microsoft 365全体のファイル管理を整理したい人にとって、Microsoft Filesは知っておくべき機能といえるでしょう。
Microsoft Filesでできること・できないこと
Microsoft Filesは、Microsoft 365内のファイルを効率よく探し、把握するための機能です
ここでは「できること」と「できないこと」を整理して、役割を正しく理解しておきましょう。
まず、Microsoft Filesの最大のメリットは、ファイルの一元表示です。
OneDrive、SharePoint、Microsoft Teamsなど、複数の場所に分散して保存されているファイルを横断的に一覧表示できます。
「この資料はどこに保存したか分からない」といった悩みを大きく減らせます。
次に、検索・フィルタリング機能があります。ファイル名検索だけでなく、「最近使用したファイル」「共有されたファイル」「特定のユーザーが作成したファイル」など、条件を絞って表示できます。
ファイル数が多い環境ほど、作業効率の向上につながります。
さらに、共有ファイルの管理もMicrosoft Filesの重要な役割です。
自分が共有しているファイル、他人から共有されているファイルをまとめて確認できるため、Teamsやメール経由で共有された資料を見失いにくくなります。
ただし、Microsoft Filesは保存場所ではありません。
Files上で見えているファイルは、実際にはOneDriveやSharePointに保存されています。
新しくファイルを保存する先が増えたわけではない点には注意が必要です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ファイルの一元表示 | OneDrive・SharePoint・Teamsのファイルをまとめて表示できる |
| 検索機能 | ファイル名・最近使用・共有状況などで検索・絞り込みが可能 |
| 共有ファイル管理 | 自分が共有／共有されたファイルを一覧で確認できる |
| ファイルの保存 | ❌ Files自体に保存することはできない |
| 新しい保存先の作成 | ❌ 新しいストレージや保存場所が増えるわけではない |
Microsoft FilesとOneDrive・SharePointの違い
Microsoft 365では、Microsoft Files・OneDrive・SharePointが並んで表示されるため、役割の違いが分かりにくく感じがちです。
しかし、それぞれの位置づけを理解すると、ファイル管理が一気に楽になります。
OneDriveは、個人用のファイル保存場所です。自分の作業ファイルや下書き資料を保存し、必要に応じて他のユーザーと共有します。
SharePointは、チームや組織全体で使う共有ストレージです。部署やプロジェクト単位でファイルを管理し、権限設定や履歴管理を前提としています。
これに対してMicrosoft Filesは保存場所ではありません。
OneDriveやSharePoint、Teamsなどに保存されているファイルを横断的に表示するための機能です。
複数の保存先に散らばったファイルを、1か所で確認できる点が最大の特徴です。
この関係を一言で表すと、「Files＝ハブ」です。
ファイルを「保存・管理する場所」はOneDriveやSharePoint、「探す・把握する入口」がMicrosoft Files、と考えると混乱しにくくなります。
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利用シーン別に使い分けると、
- 個人作業が中心ならOneDrive
- チーム・組織で共有する正式資料はSharePoint
- 保存場所を意識せずにファイルを探したいときはMicrosoft Files
という形が基本になります。
| 項目 | Microsoft Files | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|---|
| 役割 | ファイルの横断表示・管理 | 個人用ファイル保存 | チーム・組織用ファイル共有 |
| 保存場所 | ❌ 保存不可 | ⭕ 個人領域 | ⭕ 共有領域 |
| 主な用途 | 探す・把握する | 個人作業・下書き | 共同作業・正式管理 |
| 権限管理 | 保存先の設定に依存 | 個人中心 | 組織・チーム単位 |
| 位置づけ | ハブ（入口） | ストレージ | ストレージ |
Microsoft Filesの使い方（基本操作）
Microsoft Filesは、Microsoft 365のWeb画面やMicrosoft Teamsからすぐに使えるファイル管理機能です。
ここでは、初めて使う人でも迷わない基本操作を解説します。
まず、Web版での開き方です。
Microsoft 365にサインイン後、ホーム画面やアプリ一覧から「Files」を選択すると、Microsoft Filesが開きます。
表示されるのは、OneDriveやSharePointなど、自分がアクセス権を持つファイルの一覧です。
次に、Microsoft Teamsからの開き方です。
Teamsの左側メニュー、またはチーム・チャネル内の「ファイル」タブからFilesにアクセスできます。
Teams中心で業務を進めている場合、Filesを起点にファイルを探すことで作業効率が向上します。
Microsoft Filesでは、表示切り替えや検索も簡単に行えます。
ファイル名順・更新日時順で並び替えたり、検索ボックスにキーワードを入力して目的のファイルを素早く見つけたりできます。
保存場所を意識せずに検索できる点が大きなメリットです。
また、最近使ったファイルや共有ファイルの確認も可能です。
最近開いた資料や、他のユーザーから共有されたファイルが一覧表示されるため、「どこから共有されたか分からない」といった状況を防ぎやすくなります。
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| 操作内容 | できること |
|---|---|
| 開き方（Web） | Microsoft 365ホームやアプリ一覧からFilesを開く |
| 開き方（Teams） | Teamsのメニューや「ファイル」タブからアクセス |
| 表示切り替え | ファイル名順・更新日時順などで並び替え可能 |
| 検索 | 保存場所を意識せずファイル名などで検索できる |
| 最近使ったファイル | 直近で開いたファイルを一覧表示 |
| 共有ファイル | 自分が共有・共有されたファイルを確認できる |
Microsoft Filesの設定と注意点
Microsoft Filesは便利な機能ですが、設定や権限の仕組みを理解せずに使うと不安を感じやすいのも事実です。
ここでは、管理者視点・ユーザー視点の両方から注意点を整理します。
まず、管理者側での制御可否についてです。
Microsoft Filesは単独のサービスではないため、「Filesだけを無効化する」「Files専用の権限を設定する」といった細かな制御は基本的にできません。
Filesに表示される内容は、OneDriveやSharePoint側の設定に完全に依存しています。
次に、権限・共有設定との関係です。
Microsoft Filesに表示されるのは、あくまで自分がアクセス権を持っているファイルのみです。
Filesを使い始めたからといって、新しく他人のファイルが見えるようになることはありません。
共有範囲や編集権限は、OneDriveやSharePointで設定された内容がそのまま反映されます。
最後に、セキュリティと情報漏洩の注意点です。
Microsoft Filesはファイルを見つけやすくする反面、過去に設定した共有ファイルや、意図せず共有状態になっている資料が目に入りやすくなります。
そのため、「誰と共有しているか」「本当に共有が必要か」を定期的に見直すことが重要です。
Microsoft Files自体が情報漏洩の原因になるわけではありませんが、既存の共有設定の甘さを可視化する機能ともいえます。
Filesを安心して使うためには、元の設定を正しく管理することが欠かせません。
ITエンジニアの転職なら【TechGO（テックゴー）】| 項目 | 注意点 |
|---|---|
| 管理者による制御 | Files単体のオン／オフは不可 |
| 表示されるファイル | アクセス権を持つファイルのみ |
| 権限設定 | OneDrive・SharePointの設定がそのまま反映 |
| 新たな共有発生 | ❌ Filesを使っても共有範囲は自動で広がらない |
| セキュリティ対策 | 共有設定・共有リンクの定期的な見直しが重要 |
Microsoft Filesの活用事例
Microsoft Filesは、「ファイルを探すのが大変」というMicrosoft 365共通の課題を解決するための機能です
ここでは、部門別・利用者別の具体的な活用事例を紹介します。
情報システム部門での活用
情報システム部門では、ユーザーからの「ファイルの保存場所が分からない」「共有された資料が見つからない」といった問い合わせが頻発しがちです。
Microsoft Filesをファイル検索の入口として案内することで、保存ルールを細かく説明する必要がなくなり、問い合わせ対応の負担を軽減できます。
また、Filesはユーザーのアクセス権に基づいて表示されるため、権限管理を崩さずに運用できる点も管理者にとって大きなメリットです。
一般ユーザーの業務効率化例
一般ユーザーにとっての最大のメリットは、保存場所を意識せずにファイルを探せることです。
OneDrive、SharePoint、Teamsに散らばった資料を横断的に検索できるため、作業開始までの時間を短縮できます。
複数のプロジェクトやチームに関わる場合でも、Microsoft Filesを起点にすれば、「どのチームのどの場所にあるか」を考える必要がなくなります。
Teams運用との相性
Microsoft Filesは、Microsoft Teamsとの相性が非常に良い機能です。
Teamsのチャットや会議で共有されたファイルはFilesにも集約されるため、「あの会議で使った資料」「以前共有されたファイル」を後から簡単に探せます。
Teams中心の業務スタイルでは、Microsoft Filesがファイル管理のハブとして機能し、情報の分断を防ぐ役割を果たします。
Audibleプレミアムプラン30日間無料体験| 利用者・シーン | 活用ポイント |
|---|---|
| 情報システム部門 | ファイル探索の入口として案内し、問い合わせ対応を削減 |
| 一般ユーザー | 保存場所を意識せずファイルを検索・確認できる |
| 複数プロジェクト参加 | Files起点で資料探しの時間を短縮 |
| Teams中心の業務 | 会議・チャット共有ファイルを後から探しやすい |
| 組織全体 | ファイル管理の考え方をシンプルに統一できる |
Microsoft Filesが向いている人・向いていない人
Microsoft Filesは非常に便利な機能ですが、すべてのユーザーに必須というわけではありません
ここでは、どんな人に向いているのか、逆に従来のOneDrive管理で十分なケースを整理します。
Microsoft Filesが向いている人
Microsoft Filesが特に効果を発揮するのは、複数の場所に保存されたファイルを日常的に扱う人です。
OneDrive、SharePoint、Teamsを横断して資料を探す必要がある場合、Filesを使うことで保存場所を意識せずにファイルへアクセスできます。
また、複数のチームやプロジェクトに参加しているユーザーや、Teams中心で業務を進めている人にとっても、Microsoft Filesは「探す手間を減らすハブ」として役立ちます。
従来のOneDrive管理で十分な人
一方で、個人作業が中心で、ファイルのほとんどをOneDriveに保存している場合は、従来どおりのOneDrive管理で問題ありません。
保存場所が明確で、共有も限定的であれば、Microsoft Filesを使わなくても業務はスムーズに進みます。
Microsoft Filesは「使わなければならない機能」ではなく、必要に応じて使う補助的な機能です。
自分の業務スタイルに合うかどうかを基準に、無理なく取り入れることが重要です。
ITエンジニアの転職なら【TechGO（テックゴー）】| ケース | Microsoft Filesの適性 |
|---|---|
| 複数の保存場所を使っている | ⭕ 向いている |
| Teams中心で業務をしている | ⭕ 向いている |
| 複数プロジェクトに参加 | ⭕ 向いている |
| 個人作業が中心 | △ 必須ではない |
| 保存先がほぼOneDriveのみ | ❌ OneDrive管理で十分 |
Microsoft Filesに関するよくある質問（FAQ）
Microsoft Filesは新しい概念の機能のため、「設定はどうなる？」「勝手に見える範囲が広がらない？」といった疑問を持つ方が多くいます
ここでは、Microsoft Filesで特によくある質問を分かりやすく解説します。
Q1. Microsoft Filesを無効化することはできる？
A. Microsoft Files単体を完全に無効化することはできません。
FilesはOneDriveやSharePointと連動する機能のため、個別にオン／オフを切り替える設定は基本的に用意されていません。
表示される内容は、元のサービス側の設定に依存します。
Q2. Microsoft Filesで見えているファイルの保存場所はどこ？
A. 実際の保存先はOneDriveやSharePointです。
Microsoft Files自体は保存場所ではなく、ファイルを横断的に表示しているだけです。
Files上で操作しても、保存先が勝手に変更されることはありません。
Q3. Microsoft Filesを使うと権限はどうなる？
A. 権限が広がることはありません。
Microsoft Filesに表示されるのは、あくまで自分にアクセス権があるファイルのみです。
OneDriveやSharePointで設定された共有・権限が、そのまま適用されます。
Q4. Microsoft Filesにファイルが表示されない原因は？
A. 主に権限や表示条件が原因です。
以下のようなケースが考えられます。
- そのファイルにアクセス権がない
- 共有されたばかりで反映に時間がかかっている
- 検索条件やフィルタがかかっている
| よくある疑問 | 回答のポイント |
|---|---|
| Filesは無効化できる？ | 単体での完全な無効化は不可 |
| 保存場所は？ | OneDrive・SharePointが実体 |
| 権限は変わる？ | 変わらない（元の設定どおり） |
| 勝手に見える？ | ❌ アクセス権のあるもののみ |
| 表示されない | 権限・反映遅延・検索条件を確認 |
まとめ｜Microsoft Filesを正しく理解して使いこなそう
Microsoft Filesは、新しい保存先が追加された機能ではありません
実体となるファイルはこれまでどおりOneDriveやSharePointに保存されており、Filesはそれらをまとめて表示するための仕組みです。
この点を理解していないと、「保存場所が変わった」「勝手に管理方法が変わった」と感じてしまう原因になります。
Microsoft Filesの本当の役割は、Microsoft 365を横断するファイル管理の入口（ハブ）になることです。
OneDrive・SharePoint・Teamsに分散したファイルを、保存場所を意識せずに探せるため、日々の業務効率を高める効果があります。
一方で、Microsoft Filesはすべてのユーザーに必須というわけではありません。
個人作業が中心でOneDrive管理に不満がない場合は、無理に使う必要はないでしょう。
まずは仕組みを正しく理解し、自分や組織の業務に合うかどうかを見極めたうえで活用することが重要です。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| Filesの正体 | 新しい保存先ではない |
| 実際の保存場所 | OneDrive・SharePoint |
| 主な役割 | Microsoft 365横断のファイル管理入口 |
| 向いている人 | 複数の保存場所を使うユーザー |
| 使い方の考え方 | 理解したうえで必要に応じて活用 |
