Microsoft Teamsでの業務効率をアップする重要性
リモートワークの普及により、Microsoft Teamsは多くの企業で 主要なコラボレーションツール となっています。
しかし、Teamsを単にチャットや会議のために使っているだけでは、真の利便性を活かしきれていないかもしれません。
業務効率を高めるためには、操作のスピードを上げ、作業を最適化するテクニックを活用すること が重要です。
例えば、日々の業務でよくある次のような場面を考えてみましょう。
- 会議の招集に時間がかかる
- チャットのやり取りが増え、重要なメッセージが埋もれてしまう
- Teamsの操作に時間がかかり、マウスの移動が頻繁になる
こうした小さな手間が積み重なると、1日に数十分、1カ月で数時間のムダな時間 となります。しかし、Teamsのショートカットキーや時短機能を活用すれば、
といったメリットを得ることができます。
本記事では、Teamsを より快適＆スピーディー に使いこなすための ショートカットキー＆時短テクニック を厳選してご紹介します！
これを活用すれば、毎日の操作がぐっと楽になり、業務の生産性もアップすること間違いなし。ぜひ最後までチェックして、実践してみてください！
基本のショートカットキー
Microsoft Teamsには、知っていると業務がスムーズになる便利なショートカットキーが多数存在します。
ここでは、特に 使用頻度が高く、実用的なもの を詳しくご紹介します。
チャット＆メッセージ操作
テキストチャットを快適にするショートカットキーです。
- Ctrl + N: 新しいチャットを開始
- Ctrl + Shift + X: メッセージの書式を変更（太字、色変更など）
- Ctrl + Enter: メッセージを送信
- Ctrl + Shift + M: マイクのミュート/ミュート解除
- Ctrl + Shift + F: メッセージを全文検索
- Alt + ↑ / ↓: チャット間をすばやく移動
- Ctrl + .: ショートカットキーの一覧を表示
ナビゲーション系
アプリ内をスムーズに移動するためのショートカットです。
- Ctrl + 1~9: 左側のメニュー（アクティビティ、チャット、チームなど）を切り替え
- Ctrl + Shift + O: カメラのオン/オフ切り替え
- Ctrl + Shift + A: 通知パネルを開く
- Ctrl + ,: 設定メニューを開く
- Ctrl + Shift + E: 通話履歴を開く
- Ctrl + Tab: タブ間の移動
会議中の便利ショートカット
会議の進行をスムーズにするための重要なショートカットです。
- Ctrl + Shift + B: 着信に応答
- Ctrl + Space: 一時的にミュート解除（押している間のみ）
- Ctrl + Shift + K: 通話を終了
- Ctrl + Shift + M: ミュート/ミュート解除
- Ctrl + Shift + U: 手を挙げる/下げる
- Ctrl + Shift + L: 会議の背景を変更
ファイル管理のショートカット
ファイルの共有や管理を素早く行うためのショートカットです。
- Ctrl + O: ファイルを開く
- Ctrl + Shift + U: ファイルをアップロード
- Ctrl + Shift + F: ファイルタブを開く
- Ctrl + /files: 最近のファイルを表示
クイックコマンドの活用
Teamsの検索バーを活用すると、さらに素早い操作が可能になります。
- Ctrl + E: 検索バーにカーソルを移動
- /files: 最近のファイルを一覧表示
- /call [名前]: 指定した相手に通話を開始
- /goto [チーム名]: 指定のチームにすぐ移動
- /mentions: 自分がメンションされたメッセージを一覧表示
これらのショートカットを使いこなせば、マウス操作を最小限に抑え、作業スピードを飛躍的に向上 させることができます。
会議の時短テクニック
会議をより効率的に進めるための 便利な時短機能 を紹介します。
会議前の準備
- 事前に会議のメモを作成: Teamsの会議メモ機能を活用して、アジェンダや議題を共有
- 会議リンクの事前送信: Teamsの予定表からワンクリックで会議リンクを作成し、参加者に送付
会議中の効率化
- 「挙手」機能の活用: 発言の順番を整理するために「挙手」ボタンを活用
- リアクション機能の活用: 簡単なフィードバックや意思表示には、リアクションを使うことでスムーズな進行が可能
- 発言者の固定表示: 重要な発言者をピン留めすることで、発表がスムーズに
会議後のフォローアップ
- 自動文字起こし（トランスクリプト）の活用: Teamsの文字起こし機能をオンにすると、会議の内容を後で見返せる。
- 録画機能で振り返り: 重要な会議は録画して共有することで、参加できなかったメンバーも後で確認可能。
- 会議メモとアクションアイテムを共有: 会議後、すぐに決定事項やタスクを共有して進捗を管理
応用編の時短テクニック
ショートカットキーだけでなく、Teamsには 知られていない便利機能 も多数あります。ここでは 時短に役立つ機能 をいくつか詳しく紹介します。
メッセージの保存とピン留め
重要なメッセージを後で確認したい場合、「保存」機能 を活用しましょう。
- メッセージにカーソルを合わせて「…」→「このメッセージを保存」を選択
- 自分のプロフィールアイコンから「保存済み」メッセージを確認
- よく使う情報は ピン留め することで、チーム全体で共有しやすくなる
クイックコマンドの活用
検索バーに「/」を入力すると、さまざまなコマンドを素早く実行できます。
- /files: 最近のファイルを表示
- /call [名前]: 指定した相手に通話を開始
- /goto [チーム名]: 指定のチームにすぐ移動
- /mentions: 自分がメンションされたメッセージを一覧表示
自動ステータス設定
「取り込み中」や「退席中」を 自動で切り替え る設定も可能です。
- 設定 → 一般 → ステータスの管理 から変更
- Outlookのカレンダーと連携すると、会議中は自動で「取り込み中」に
Power Automateでタスクを自動化
Microsoftの自動化ツール Power Automate を使うと、Teamsのルーチンワークを効率化できます。
- 例1: 特定のキーワードが含まれるメッセージを自動で保存
- 例2: 新しいチームメンバーが追加されたら、自動でウェルカムメッセージを送信
- 例3: 毎朝9時に「今日の予定」を自動投稿
通知のカスタマイズ
通知が多すぎると逆に非効率になることも。適切な通知設定 を行い、重要な情報だけを受け取るようにしましょう。
- 設定 → 通知 からカスタマイズ
- 「@メンションのみ通知」を設定すると、必要な通知だけを受け取れる
- 特定のチャネルの通知をオフにして、集中できる環境を作る
タスク管理とToDoリストの活用
Teamsでは、Microsoft To Do や Planner と連携することで、タスクを効率的に管理できます。
- Planner: チームでのプロジェクト進捗を管理
- To Do: 自分専用のタスクリストを作成し、期限や優先度を設定
- メッセージをタスクに変換: 重要なチャットの内容をワンクリックでTo Doに追加
モバイルアプリでの時短術
スマホでもTeamsをスムーズに操作するための 時短テク もチェックしておきましょう。
- スワイプ操作: チャット画面で左にスワイプすると既読、右にスワイプすると保存
- 音声メッセージ: キーボードを開くのが面倒なときは、音声メッセージを活用
- ウィジェット機能: ホーム画面にTeamsのショートカットを配置してすぐに起動
- 外出先でも会議に簡単参加: 通知からワンタップで会議に直接参加
- バックグラウンドでの通話: Teamsアプリを閉じても音声通話を継続
- オフラインモード: 一時的にネットワークがない環境でもメッセージを作成し、再接続時に送信
まとめ
本記事では、Microsoft Teamsをもっと便利に使うためのショートカット＆時短テクニック を紹介しました。最後に、特に 覚えておくべきポイント をおさらいしましょう。
✅ ショートカットキーを活用して 操作時間を短縮
✅ クイックコマンドやメッセージの保存で 作業を効率化
✅ 会議中の効率化テクニックを活用して スムーズな進行を実現
✅ Power Automateを活用して 業務を自動化
✅ モバイルアプリの便利機能も活用して どこでも快適にTeamsを利用
小さな工夫で 日々の業務効率が大きく向上 します。ぜひ試してみてください！
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